開會懶人包─《學懂開會 求同存異》

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很多普通市民都開過會。如果是老闆召開的會議,多數是一人訓話,會眾聽話。但也有一些會議是會眾平等商議的,例如業主立案法團,或者工會等等,但平等商議有時會出現說話沒完沒了,議而不決,有時甚至吵架。有些人因此怕開會。但另一方面,港人的公民意識有所提升,現在比過往更多人關注自己的業主立案法團做得好不好,或者關注自己社區環境。學懂開會,其實是學懂如何求同存異,合群為力,即使出現分歧,也能夠有效率地以民主機制解決。所以學懂開會很重要。

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有些業主立案法團的大會,主席大人權高位重,一眾小業主,最多只是主席大人的諮詢對象,絕對不似和主席一樣有平等權利的決策人。這是顛倒了的關係。業主法團的「主席」,只是會議主持,不是什麼「領導人」。我們要嚴格區分團體的「主席」和會議的「主席」之間的分別。

不少民間團體的會議,沒有大佬指點江山,但也沒有任何規則,連會議主持都沒有,或者有而又不起作用。平時還好,一旦出現分歧,就容易亂成一鍋粥。平等商議的會議,好在平等,但人人可以發言和投票,但意見紛紜又是常態,怎樣可以做到既有個人自由又有集體意志呢?這就需要議事規則,包括需要訓練好的會議主持。

有一個團體開會,期間一人嫌另一人講話離題又長氣而責備對方,發生口角。如果大家熟悉議事規則,他應該向主席投訴發言者離題兼過時,再由主席處理,而非直接責備對方。事實上,一般議事規則都禁止會眾中各人之間直接對話,這樣才算是尊重集體。在比較嚴格的會議,所有人發言都面向主席,當中道理就是任何人發言都是向全體發言而非向某個人發言,而主席象徵了全體會眾,所以發言都以主席為對象。在小團體雖然不用那麼嚴格,但仍需禁止與會者各人之間的對話。

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有位小業主懷疑他的業主法團貪腐,於是在開會時質疑主席的動機:「你係咪有私心,才建議這個維修計劃呀」。主席反擊:「那麼你出來反對,又是否出於私心呀?」。然後主席繼續他的議程。如果人們懂得開會,就該知道《羅伯特議事規則》(Robert Rules of Order),禁止會議中質疑任何與會者的動機:「第36節/辯論的禮儀:…不允許指責一個會員的動機,但可以用強烈的語言譴責一個議案的性質或後果。」

圍標事件,說明小業主當然要警惕。但是,從動機去發功,適得其反,因為動機無法證明,也無法討論。要維權,需要客觀科學的論證,例如事先多做功課,比較同一工程的報價,找出疑點,這樣才有說服力。這當然需要較高水平的議政能力,費時很多,但也是唯一有效的議事方式。質疑動機最容易,但最無實效,甚至適得其反。

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最早發覺中國人不懂開會的,是孫中山。他的《民權初步》,就是翻譯美國著名的《羅伯特議事規則》的,最初的書名叫《會議通則》。他說,因為中國人受到好多百年的專制統治,所以「合羣之天性殆失,是以集會之原則,集會之條理,集會之習慣,集會之經驗,皆闕然無有。」民眾變成一盤散沙,不要說當國家主人,甚至連管好自己所參加的各種社團也不容易。

有人說,我不是中國人,而是香港人。但是,換掉身份,是否就換掉腦筋呢,這才是問題。

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我們開會容易沒完沒了,常見一個原因是分歧雙方想互相說服,消除一切分歧。但這本來就是不必要的。大家來開會,不是要消除一切分歧,而是要商議採取什麼具體行動,所以開會的首要原則,是無動議不討論,有動議才討論,除非事先設定會議或部分會議純粹用於研討,才不適用「無動議不討論」的原則。這時,關鍵的不是要對方全部接受你的觀點或者解釋,而是爭取會眾接受你提出的動議。而一旦出現動議,討論便有個焦點。這又涉及動議的質素。會員的第一個義務,就是學好如何寫動議。動議必須做到精簡和行動取向。當然,也有些會議是清談會,清談會最無所謂,有個發言時間限制就行,不需要更多要求。但如果是幹事情的決策會議,討論就需要由動議帶動。這樣的討論才有實效。

例如有個社團會議想討論舉辦新年聯歡,於是有人提出動議:「本社團在明年大年初三舉辦聯歡,時間為下午三點。經費將由社團撥付。歡迎成員攜眷參加,惟家眷須支付全費即每位50元。」會眾中有人覺得三點不如兩點,有人認為社團也應該補貼家眷的費用等等。這時各人可以針對動議提出種種具體行動:或者提出分拆議案,逐點投票;或者提出修正案修改舉辦日期等等;或者如果有人根本不同意這個活動建議,就乾脆提出對案(例如反動議去搞行山而非聯歡)。這樣不只效率高,而且避免了越辯論越糊塗的情況。

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有人認為,議事規則只是技術性的東西。其實不然。懂得開會,以及掌握議事規則,是政治能力的問題。有人說,我不搞政治,只搞業主法團/工會/文娛康樂組織。但政治一詞,同一切詞語一樣,有狹義和廣義之分。廣義來說,任何公共事務都是政治,即使這些「公共事務」是小公而非大公。任何人合群為組織,就是小公,因此也需要有善於判斷分歧的大小和性質的能力,化解紛爭的能力,或者無法化解分歧時,能夠有效率地通過投票來作出決策。所以議事規則不只規則那麼簡單,它其實是歐洲長期的議會文化的精華,是一種可貴的民主習慣。有了這個條件,才能保障共同體成員,民主而平等地進行公共議政,解決分歧,求同存異並作出決策。

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人需要合群為力。這便形成了共同體。共同體需要開會議決,才能確定集體意志。由此便有所謂開會四部曲:共同體 → 憲章/會章 → 議會 → 議事規則,缺一不可。

一國國民是最大的共同體,它的憲章便是憲法,憲法再規定行政、立法、司法的權力。這些機構也無不需要開會,於是便需要會議規則。

小的共同體如業主法團或者工會,同樣也遵循這四部曲。利益相關構成了業主或者僱員的共同體。會章則規範了各種層級的會議,由會議體現會員的權利與義務。既要開會,便需要議事規則。在民主習慣深厚的國家,一般民間社團的會章,最後一節常是「會議規則及附則」,且最後註明如會議規則無規定者,便按羅伯特議事規則決定。

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香港的民間社團的會章,究竟有多少會有「會議規則及附則」呢?這是疑問。總的來說,香港不少民間團體對於上述的民主開會四部曲都不很了解。例如工會和一般民間團體,寫個會章,好多都只為應付註冊,註冊成功,會章便拋諸腦後。最近有個工會把自己的主席「永遠開除」,事後被揭出會章根本沒有這一條。所謂成員大會,如果按時召開,不少亦只具形式。至於團體為自己度身訂造會議規則,更是少見。忽視會章,開會亦無議事規則,一切由領導話事,頗為常見。

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上面提到《羅伯特議事規則》,羅伯特是誰呢?羅伯特將軍(Henry Martyn Robert)曾參加1861-65年的美國內戰,有次幫忙主持會議,但效果很不好,事後決心研究議事規則,1876年出版《羅伯特議事規則》,之後不斷修改,在2000年出版了第十版。各國議會和公民組織都使用它。
「羅伯特議事規則,是為保護競爭環境中的各方利益而精心設計的會議工具,以人們的常識為基礎,成功地將法治、民主、權利保障、權力制衡、自由與制約、效率與公平等理念,融匯在具體的執行細節中。」(羅伯特議事規則第十版中文版)

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華人講到民主和開會,常關心的是投票和輸贏。殊不知,投票之前的商討,同樣重要。民主絕非「多數決」那麼簡單,它必須是通過自由和理性辯論來形成知情的多數意見,才是民主的多數,而非濫權的多數。民主商討是靈魂,但靈魂也需要依托議事規則的肉身,才能生存。

華人有句話:「對事不對人」,但知易行難,一有意見分歧,便容易連帶去評價「人」本身。華人尤其容易由於「面子」,而比較難以接受意見被人反對,更不用說,在投票時建議被否決。一位工會領導者說自己的故事:「我們不能搞投票,因為一投票,就好像分黨分派,大家面子上不好看。有一次,有個頭人,投票輸了,就大鬧會場,鬧得不歡而散。結果以後開會,只能求共識,但要人人同意才行的話,往往也搞到會務難以發展……」

但故意迴避投票,短期還可以,長遠而言對於組織很不利。沒有分歧時稱兄道弟,大家都無所謂,一旦有分歧,此時便容易算舊賬:

「當時大家都同意的!」
「當時根本沒投過票!你只是擺擺樣子問大家有沒有反對。我不好意思當眾與你唱反調,才不作聲。不作聲不等於同意你!」

所以,迴避分歧、辯論和投票,並不等於真的可以避免爭論和促進和諧。羅伯特議事規則的成功經驗證明,只要懂得開會,就可以真正做到對事不對人,使分歧可以按公平程序解決。

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大陸一位學者袁天鵬,致力推廣民主議事規則。這是因為,他在美國留學,參加當了地學生會及其會議,才第一次感覺到中西政治文化的差別。他說:

「千百年來,我們習慣於兩種模式,一種就是這個集體裡面有一個強人,其他人被這個強人踩在下面,這種結構可以是穩定的,而另外一個結構是沒有一個強人,所有人就打成一鍋粥。…他想,一定有很多人像自己一樣,既不想把別人踩在腳下,也不想被人踩在腳下。群體共處,平等合作,這就是所謂『自治』。怎樣實現自治?一夥人怎麼才能形成一個決定?…答案是西方人現成的辦法,就是議事規則。」—《可操作的民主—羅伯特議事規則下鄉全記錄》一書。(39頁)

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有些業主法團搞手總是埋怨很多小業主毫不積極參加法團大會;有些工會搞手則埋怨成員不來開會。總的來說,香港雖然有公民社會,不過其實頗弱,港人總是善分不善合,或者仍然如梁啟超一百年前講的,重私德而不重公德,對公共事務缺乏關注。但民間團體自己如果能夠好好吸收外國的開會文化,提高會議的質素和效率,無論如何都是有幫助的。首先,至少可以令自己團體增強向心力。

有人說,華人的專制文化傳統太深,才使到大家難以培養好的開會文化。這個說法,忘記了每一代人,不只是承接了過去的歷史與文化包袱,同時也在學習新的知識和文化。古往今來,中外各國,文化上從來都是互相學習的,並沒有絕對學不來的知識。所以民主學得來,開會文化也學得來,前提是大家開始醒覺,並開始實踐好的民主習慣。事實上,港人雖然在民主習慣上還有很多不足,但是比較三、四十年前,又已經有了長足發展,說明文化的特點正正是它非不可改變,相反,它是可以改變的,雖然有時需要時間多些。

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有關開會的學問,最權威及最詳盡的無疑是《羅伯特議事規則》,不過書厚達四百多頁,普通人難以駕馭。一位來自香港的留美學者鍾倫納,十年前在港出版了一本實用而又易讀的《民主議決和組織策略》一書,值得推介。

民間小團體需要的議事規則比較簡單。下面舉出某團體的議事規則作為參考:

會議規則

主席及秘書
(1) 會議選出一人擔任主席,一人擔任秘書負責紀錄會議議程及決策。
(2) 任何與會者如早退須通知主席。
(3) 主席如有失職,經大會二分之一以上同意,可予罷免及改選。
(4) 秘書須在下次會議前整理出會議紀錄,並交由最近一次的例會通過。

報告
(1) 若會議有報告人,報告人的報告時間一般比會眾發言時間較長,具體時限由會議決定。
(2) 每個報告之後都有問答時間。之後展開會眾討論,會眾比報告人有優先發言權。

發言
(1) 發言者須先舉手,由主席批准,方可發言。
(2) 每項議程均需有發言時間限制。未曾發言者有優先權。

動議及表決
(1) 若由執委會召開之會議,議程須開會前三日寄出給所有會眾。當日會眾通過議程後,如有關議程屬於決策性議程,主席盡量引導與會者先提出動議,才進行討論。
(2) 任何動議都必須書面提出,方可進行討論。動議須至少一人和議﹐方可成案。動議者有優先發言權。
(3) 程序動議優先處理。
(4) 反動議得先於原動議處理。如通過反動議,則原動議自動打消。
(5) 修正案得先於原動議處理。
(6) 要求複議須三分之二或以上同意,方可重新投票。如通過新議案,原案無效,如不通過新議案,原案繼續有效。
(7) 表決時用舉手方式投票,除特別規定外,表決以相對多數作為通過。

選舉
(1) 幹事會選舉以不記名投票方式進行,得票最多的前五名當選。如發生票數相同而使名額多於五名的情況,則在同票者中再投票選出得票較多者。

附則
(1) 臨時修改本規則,須徵得三分之二或以上同意。

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